пятница, 24 октября 2014 г.

Игорь Билоус (глава Государственной фискальной службы  Украины)– в течение последнего месяца активно использует медиа- пространство для пиара предстоящих реформ в среде малого и среднего бизнеса. Из всего информпотока, можно вывести важный и серьезный сигнал «Снижение ЕСВ  до 15 %  плюс 500 грн и жесткий поток проверок, после этого нововведения, за выплатами зарплат «в конвертах». 
Валерия Назаренко, управляющий делами ООО «САТОРИ МЕНЕДЖМЕНТ»

Налоговые проверки: приводим в порядок трудовые отношения и гражданско-правовые договоры с физлицами
В настоящее время со стороны Государственной  фискальной службы Украины (ГФСУ) прослеживается четкая тенденция борьбы с «выплатой в конвертах». В данной консультации рассмотрены вопросы подготовки предприятия к налоговым проверкам, проанализированы возможные риски и угрозы для предприятия при таких проверках, а также предложены практические рекомендации по их устранению. Пока действует мораторий на проверки, казалось бы, можно не беспокоится, но он же закончится, и нам придется, строит взаимоотношения с государством по европейским стандартам.

Налоговыми проверками, при которых проверяются правильность оформления и фактическое выполнение трудовых отношений на предприятии являются фактическая и внеплановая документальная и плановая документальная проверки, так же в настоящее время ситуация отягощается тем, что ГФСУ, контролирует не только налог на доходы физических лиц (НДФЛ), но и единый социальный взнос (ЕСВ).

Полномочия и обязанности сотрудников ГФСУ при проверках


Следует отметить, что сотрудники ГФСУ имеют разный объем полномочий и обязанностей при проведении различных налоговых проверок. Характеристика полномочий и обязанностей сотрудников ГФСУ представлена в табл 1.

ВАЖНО: фактические и внеплановые документальные проверки осуществляется исключительно по вопросам, которые стали основанием для проведения таких проверок. При этом, в ходе фактической проверки сотрудниками ГНС проверяется только наличие трудовых договоров и трудовых отношений, в то время как при внеплановых проверках могут проверяться фактические трудовые отношения, которые оформлены с помощью  гражданско-правовых договоров, в том числе.

Определение объекта проверки ГФСУ трудовых отношений

Исходя из того, что основными функциям органов ГФСУ, являются контроль за своевременностью, достоверностью, полнотой начисления и уплаты налогов и сборов, (п.п. 19-1.1.1. Налогового кодекса Украины (НКУ)), проверка соблюдения трудового законодательства на предприятии может осуществляться сотрудниками ГНС только в части правильности и полноты начисления и уплаты налога, а таким налогом, который возникает при осуществлении трудовых отношений является - НДФЛ. Таким образом, объектом проверки ГФСУ может быть база налогообложения НДФЛ, которой является в трудовых отношениях  фактический фонд заработной платы на предприятии (рис.1.) 

 Табл. 1. - Характеристика полномочий и обязанностей сотрудников ГФСУ во время проведения проверок
Полномочия и обязанности сотрудников ГНС
Ссылка на источник
Камеральная
Фактическая
Плановая
Внеплановая

Совместная
Осуществление проверки без предупреждения налогоплательщика.
п.п. 80.1. НКУ

+

+

Осуществление проверки без специального решения руководителя органа ГНС и направления на ее проведение.
п.п. 76.1. НКУ
+




Информирование налогоплательщика о предстоящей проверке за 10 дней до начала проверки.
п.п. 77.4 НКУ;
п. 5 Постановления КМУ
(от 27.12.2010г. № 1234)


+

+
Проведение контрольной расчетной операции.
п.п. 80.4. НКУ

+



Осуществление хронометража хозяйственных операций налогоплательщика.
п.п. 80.8. НКУ

+



Предъявление направления на проведение проверки, копии приказа о проверке и свидетельства, удостоверяющее личность сотрудника ГНС.
п.п. 81.1. НКУ.

+
+
+
+
Проверка документов, относящихся к предмету проверки или связанные с ним.
п.п. 85.2, п.п. 82.4 НКУ

+
+
+
+
Проверка наличия соответствующего оформления трудовых отношений, проверка ведения учета работы, выполненной работником, учета затрат на оплату труда, и своевременности выплаты заработной платы, факта надлежащего оформления трудовых отношений с  конкретным работником.
П.п. 80.6 НКУ

+

+

Получение копий первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и прочих документов, свидетельствующие о занижении объектов налогообложения, неуплаты налогов и сборов.  
п.п. 85.4. НКУ.

+
+
+
+
Оформление и подписание акта результатов проверки (справки) в 2 экземплярах.
п.п.  86.4, 86.5. НКУ.
-
+
+
+
+

Сообщение сотрудниками ГНС о выявленных в ходе проверки нарушениях законодательства,  которые не входят в компетенцию ГНС, органу, который уполномочен проверять данные правонарушения.

п. 6 Постановления КМУ (от27.12.2010г. № 1234);
п.п. НКУ.

+
+
+
+


Определение фактического фонда заработной платы может происходить в три этапа: 1 этап - определение фактической численности сотрудников, 2 этап - определение фактического рабочего времени 1 сотрудника, 3 этап – определение фактической часовой ставки каждого сотрудника. Это же подтверждается судебной практикой (Постановление от 25.09.2012,  № 21-297а12, Верховный Суд Украины. Судебная палата по административным делам).


 Рис. 2. – Расчет фактического фонда заработной платы









Документы и информация, подлежащие  проверке, которые являются материалами для оформления заключения во время проведения проверок
Для выяснения объекта проверки в соответствии с полномочиями, предоставленными НКУ и в зависимости от вида проверки сотрудники ГФСУ  после начала проверки могут требовать от налогоплательщика определенные документы (см. табл. 2). Документы, содержащие коммерческую тайну, должны передаваться отдельно с указанием должностного лица ГФСУ, получившего их. Передача таких документов и их возвращение оформляются актом, пописанным должностным лицом органом ГФСУ и налогоплательщика. При этом, сотрудникам ГФСУ запрещается требовать документы, предоставление которых, прямо не предусмотрено НКУ. В частности, не допускается изъятие оригиналов документов. Если налогоплательщик отказывается предоставить копии документов затребованных в направлении на проверку, сотрудники ГФСУ должны составить акт, подтверждающих факт такого отказа, с указанием перечня документов, которые были затребованы, имени и должности должностного лица налогоплательщика.

При этом не стоит забывать, что в качестве материалов, которые являются снованиями для оформления заключения во время проведения проверок (ст.83 НКУ) помимо документов, указанных в таблице 2, сотрудники ГФСУ, могут использовать налоговую информацию, экспертные выводы, судебные решения и прочие полученные материалы. Поэтому процесс установления фактического количества сотрудников предприятия, фактического рабочего времени и фактической ставки органами ГФСУ может происходить как путем подтверждении налоговой информации документальными источниками предприятиями (например, путем сличения количества трудовых книжек с количеством сотрудников, указанных в штатном расписании; сличение табелей учета рабочего времени с ведомостями выплаты заработной платы; сличение табелей учета рабочего времени и ведомостей выплаты заработной платы с налоговой информацией, полученной во время установления фактического рабочего времени), так и путем получения соответствующей информации из свободных источников, таких как рекламные объявления, информационные объявления о времени работы. Так как под  налоговой информацией понимается информация, опубликованная или которая подлежит опубликованию согласно законодательству и\или добровольно предоставлена органу ГФСУ по его запросу (п.п. 72.1.6. НКУ). Не стоит забывать о заявлениях третьих лиц, свидетельствующие о наличии факта нарушения налогоплательщиком налогового законодательства - о добровольных пояснениях сотрудников предприятия, которые также могут быть использованы сотрудниками ГФСУ при оформлении заключения по проверке. Однако, при обжаловании действий сотрудников ГФСУ данные сотрудники могут отказаться от данных пояснений по разным причинам – оказано давление, дал ложные пояснения по причине личной мести и т.д. Так же НКУ предусмотрена возможность осуществления сотрудниками ГФСУ хронометража операций, при котором они могли бы устанавливать фактическое рабочее время и фактический штатный состав.
Табл. 2. – Документы, подлежащие проверке
Наименование
Наличие типовой формы
Нормативный акт, который устанавливает форму документа
Утвержден Минюстом и\или соблюдение формы обязательно
Фактическая
Плановая
Внеплановая
Совместная
Приказ (распоряжение) о принятии на работу
N П-1
Приказ Минстата от 05.12.2008 г. N 489).
необязательно
+
+
+
+
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
N П-3
-//-
необязательно
+
+
+
+
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
N П-4
-//-
необязательно
+
+
+
+
Табель учета использования рабочего времени
N П-5
-//-
необязательно
+
+
+
+
Расчетно-платежная ведомость работника
N П-6
-//-
необязательно
+
+
+
+
Расчетно-платежная ведомость (возведенная)
П-7
-//-
необязательно
+
+
+
+
Штатное расписание

Нет
Нет
необязательно
+
+
+
+
Контракты
Есть

Типовая форма, утвержденная Приказом Минтруда от 15.04.94 г. № 23. Приказ зарегистрирован в Минюсте, потому соблюдение формы обязательно.
обязательно
+
+
+
+
Договоры гражданско-правовые
Нет


-
+
+
+
Должностные инструкции
Нет


+

+
+
Трудовые книжки
Да
Постановление КМУ от 27.04.1993 г. N 301
обязательно
+

+

Журнал учета трудовых книжек
Да
Постановление КМУ от 27.04.1993 г. N 301
обязательно
+

+

Коллективный договор
Нет
Регулируется Законом Украины "О коллективных договорах и соглашениях" от 1 июля 1993 года N 3356-XII, статьями 10 - 20 Кодекса законов о труде Украины

+

+
+
Нет


+

+
+
Положение о премировании за выполнение производственных задач
Нет


+

+
+

Помните: Согласно ч. 3. ст. 21 Кодекса законов о труде контракт – эта особая форма трудового договора, отличительной особенность его является его срочность, т.е. контракт заканчивается после истечения срока его действия, но при этом он может заключаться не во всех случая, а только в случая прямо предусмотренных законами. Так, например, можно заключать трудовой контракт с директором предприятия, так как это прямо предусмотрено п. 4. ст. 65 Хозяйственного кодекса.
Возможные риски при проверках
Если работнику выплачивается зарплата ниже минимальной заработной платы
Такая ситуация возможна и правомерна при повременной системе оплаты труда, когда работник устроен на не полный рабочий день. В соответствии со ст. 50 КЗоТ Украины предельная норма продолжительности рабочего времени работника – 40 часов в неделю. При 40-часовой норме длительность работы в день составляет 8 часов при 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными днями. Поэтому если работник на предприятии работает по 8 часов в день 5 дней в неделю, то его заработная плата должна быть не ниже законодательно установленного размера минимальной заработной платы. И, соответственно, если работник оформлен не на полном рабочем дне, то его зарплата может быть ниже минимального уровня заработной платы (по 31.11.2014г. – 1218 грн.). Но, несмотря на то, что выплата работникам зарплаты ниже установленного размера минимальной зарплаты не считается нарушением (при условии правильного оформления документации по учету рабочего времени и по оплате труда), контролирующие органы ГНС негативно относятся к такой практике. Это можно объяснить тем, что они считают оформление людей на «полставки» способом снижения налогов, хотя это далеко не всегда так.

Не путать «совмещение» с «совместительством»
И сотрудники и ГФСУ, и сами работодатели часто путают понятия совмещения и совместительства. Что, естественно, на руку органам ГФСУ, ведь они могут легко использовать это в свою пользу (относительно начисления заработной платы и учета труда). В соответствии с п. 1 Положения об условиях работы по совместительству работников государственных предприятий, учреждений и организаций, утвержденного приказом Министерства труда Украины (№ 43 от 28.06.1993 г.), выполнение работником, кроме своей основной, другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время на том же либо другом предприятии, в учреждении, организации либо у гражданина (предпринимателя, частного лица) по найму является совместительством.

Совмещением профессий (должностей) является  выполнение работником на одном и том же предприятии, в учреждении, организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) без освобождения от своей основной работы в течение продолжительности рабочего времени по основной работе.
При этом различаются условия оплаты труда: согласно Кодексу законов о труде (далее – КзоТ), лица, работающие на предприятии по совместительству, получают заработную плату за фактически выполненную работу. При совмещении профессий/должностей работник получает доплату за совмещение, размеры которой оговариваются сторонами.

ВАЖНО: Из этого следует, что учет рабочего времени (в табеле и других документах) обязаны вести на предприятии только в отношении работника по совместительству. В отношении сотрудника, работающего на предприятии по совмещению, учет фактического времени не ведется.

Если денег на выплату зарплаты нет

Известно, что работодатель должен выплачивать зарплату в установленные законодательством сроки. В соответствии со ст. 115 КЗоТ заработная плата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни не реже 2 раз в месяц через промежуток времени, который не превышает 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата. Размер заработной платы за первую половину месяца определяется коллективным договором, но не менее оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника. Согласно разъяснениям Министерства труда и социальной политики в Письме от 09.12.10 г. № 912/13/155-10 заработная плата за первую половину месяца должна быть выплачена в период с 16 по 22 число, а за вторую – с 1 по 7 число следующего месяца. Если выплата зарплаты задерживается на один и более календарных месяцев, работодатель обязан начислить и выплатить работникам компенсацию потери части заработной платы (ст. 34 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР). В случае задержки заработной платы необходимы выплата НДФЛ и ЕСВ, независимо от фактической выплаты в сроки, установленные для выплаты заработной платы, но не позднее 20 числа следующего за месяцем, в котором должна быть выплачена заработная плата (п. 167.1 НК, п. 138.10.4, п. 143.1 НК).

Риски трудоустройства на основании гражданско-правового договора
В настоящее время много предприятии и предприниматели вместо приема на работу работников подписывают так называемое «трудовое соглашение» на выполнение определенных работ или услуг, который по своей сути является гражданско - правовым договором. Таким образом, в соответствии с таким договором фактический работодатель  не вступает с этим сотрудником в трудовые отношения, и последний не обязан выполнять трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка, не подлежит увольнению, согласно нормам КЗоТ, правда и у работодателя не возникает обязанности своевременно выплачивать заработную плату, обеспечивать его спецодеждой, соблюдать правила охраны труда и т.д.

Если трудовой договор заключается путем подписания двух односторонних документов – заявление о приеме на работу и приказа о приеме работу и бессрочен, то гражданского - правовой договор заключается путем подписания единого двухстороннего договора, который подписывается одновременно двумя сторонами- участниками правоотношений, предполагает выполнение определенного объема работ и услуг, имеет срок действия и регулируется не нормами КЗоТ, а нормами ГКУ.

Однако, существует риск того, что при проведении проверки предприятия факт заключения гражданско-правовых договоров с физическими лицами может быть расценен сотрудниками ГФСУ как осуществление незаконной (незарегистрированной) предпринимательской деятельности этими физическими лицами, осуществлять проверку такой деятельности ГФСУ могут во время внеплановой проверки в соответствии с п. 78.1.13 НКУ. А ст.164 Кодекса Украины об административных правонарушениях установлено, что осуществление хозяйственной деятельности без государственной регистрации как субъекта хозяйствования влечет наложение штрафа от 20 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства, сырья и денег, полученных в результате совершения этого административного правонарушения, или без таковой.

Для справки: Предпринимательством является самостоятельная, инициативная, систематическая, на собственный риск хозяйственная деятельность, осуществляемая предпринимателями с целью достижения экономических и социальных результатов и получения прибыли (ст.42 ХКУ). При этом, конкретизации такого свойства предпринимательства как «систематичность» в действующих на сегодняшний день законах отсутствует.
Для снижения  риска при заключении гражданско-правовых договоров (трудовых соглашений), необходимо при формировании предмета договора, четко отслеживать, чтобы предполагаемая услуга или работа не была включена Национальный классификатор Украины видов экономической деятельности ДК 009:2010, утвержденный Приказом Госпотребстандарта Украины от 11.10.2010г. № 457. Например, хранение, услуги офис-менеджера и д.р.
Ответственность работодателя
В связи с тем, что осуществление проверки на предмет соблюдения трудового законодательства на предприятии происходит относительно уплаты НДФЛ, при выявлении нарушений в ходе проверки работодатель несет следующую финансовую ответственность в соответствии с нормами НКУ:
·         При не начислении, неуплате налогоплательщиком, в т.ч. налоговым агентом, до или во время выплаты дохода на пользу другого налогоплательщик  НКУ установлены штрафные санкции в размере 25% суммы налога, который подлежит начислению (п.п. 127.1. НКУ).
·         Неподача или подача с нарушением сроков, недостоверных или с ошибками налоговой отчетности  о начисленных и уплаченных доходов в пользу налогоплательщиков плательщиков (1ДФ) штраф в размере 510 грн  (п.п. 119.2 НКУ).
·         При неподаче и не хранении налогоплательщиком первичных документов, учетных и прочих реестров, статистической информации, прочих документов по вопросам начисления и оплаты налогов и сборов в течение установленных сроков при осуществлении налогового контроля НКУ предусмотрен штраф в размере 510 грн. (п.п. 121.1. НКУ).

Рекомендации для подготовки к фактической проверки
Во избежание проблем во время проверки трудовых отношений  органами ГФСУ, советуем выполнять следующие предупредительные мероприятия:
1.    Не допускать конфликтов с сотрудниками.
2.    Максимально формализовать отношения с сотрудниками.
3.    Наладить кадровый документооборот.
4.    Применять инструменты совместительства и совмещения должностей.
5.    Выполнять требования трудового законодательства о сроках выплаты заработной платы.
6.    Внимательно применять гражданско-правовые договоры (трудовые соглашения).
7.    Периодично делать внутренние проверки на  соответствие оформленных трудовых документов, данным 1-ДФ и\или статистическим отчетам, в случае обнаружении не стыковок, устранять их во внутренних документах, если они не требует подписи уволенных сотрудников.